Oświadczenie o ochronie prywatności

1. Definicje

Zgoda: wiążące prawnie dobrowolne wyrażenie woli, w którym zainteresowana osoba oświadcza, że zgadza się na przetwarzanie swoich danych.

Klienci: wszystkie przedsiębiorstwa składające zamówienie na produkty lub usługi Smart Packaging Solutions.

Administrator danych: osoba lub organizacja, która decyduje, kiedy, dlaczego i w jaki sposób dochodzi do przetwarzania danych osobowych. Administrator danych ponosi odpowiedzialność za ustalenie praktyki i polityki w zgodzie z RODO – ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych.

Osoba zainteresowana: osoba fizyczna tzn. zidentyfikowana lub możliwa do zidentyfikowania osoba, której dane osobowe posiada Smart Packaging Solutions. Termin ten nie obejmuje przedsiębiorstw ani innych osób prawnych.

Dane osobowe: wszystkie informacje umożliwiające identyfikację zainteresowanej osoby lub informacje związane z zainteresowaną osobą, na podstawie których można zidentyfikować (pośrednio lub bezpośrednio) osobę zainteresowaną wyłącznie w oparciu o nie lub w połączeniu z innymi środkami identyfikacyjnymi, które posiada BBP lub do których ma dostęp. Dane osobowe obejmują wrażliwe dane osobowe, ale nie dane anonimowe lub dane, z których usunięto definitywnie tożsamość osoby zainteresowanej. Dane osobowe to dane rzeczywiste (np. imię i nazwisko, adres e-mail, miejscowość i data urodzenia) lub opinia o działaniach lub zachowaniu danej osoby. Dane osobowe obejmują przede wszystkim, ale nie tylko, dane kontaktowe, wykształcenie, dane finansowe i dotyczące zarobków, dane związane ze świadectwami i dyplomami, szkoleniami i umiejętnościami, stanem cywilnym, obywatelstwem, zajmowanym stanowiskiem i życiorysem (curriculum vitae – CV) osoby zainteresowanej.

Przetwarzanie danych: każde działanie, które powoduje wykorzystanie danych osobowych. Obejmuje to uzyskiwanie, rejestrację lub przechowywanie danych lub wykonanie jednej lub szeregu operacji na danych, w rozumieniu ich organizacji, zmiany, żądania, wykorzystania, upubliczniania, wymazania lub zniszczenia. Przetwarzanie obejmuje również przekazanie lub przeniesienie danych osobowych na osoby trzecie.

2. Zasady

Smart Packaging Solutions przestrzega ogólnych zasad przetwarzania danych osobowych zawartych w RODO, które wymagają, by dane osobowe:

  •  Były przetwarzane w sposób uczciwy i przejrzysty
  • Były gromadzone dla szczególnych, jednoznacznych i uprawnionych celów
  • Były odpowiednie, powiązane i ograniczone do tego, co jest konieczne w związku z celami, dla których się je gromadzi
  • Były dokładne, pełne i gdzie to konieczne aktualizowane i odpowiednie do potrzeb, dla których się je gromadzi
  • Nie były dłużej przechowywane niż to rzeczywiście jest konieczne dla celów, dla których są przetwarzane w formie umożliwiającej identyfikację zainteresowanej osoby
  • Były przetwarzane w sposób gwarantujący ich bezpieczeństwo przez zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych zapobiegających ich nieautoryzowanemu i nieuprawnionemu przetwarzaniu, przypadkowej utracie, zniszczeniu lub uszkodzeniu
  • Nie były przenoszone bez wbudowania odpowiednich zabezpieczeń
  • Były udostępniane osobom zainteresowanym, które mogą skorzystać z określonych praw związanych z danymi osobowymi.

3. Cele gromadzenia danych

Gromadzone dane osobowe przeważnie zawierają: imię i nazwisko, obywatelstwo, nazwę stanowiska, adres, numer telefonu, adres e-mail, dane finansowe i związane z wynagrodzeniami, wykształcenie, stan cywilny i życiorys (curriculum vitae – CV).

Smart Packaging Solutions przetwarza dane osobowe wyłącznie w związku z prowadzeniem swojej profesjonalnej działalności. W związku z tym Smart Packaging Solutions gromadzi przede wszystkim (jednak nie ograniczając) dane osobowe do realizacji poniższych celów przedsiębiorstwa:

  • Prowadzenia spraw pracowniczych i związanych z wynagrodzeniami
  • Wywiązywania się z ustawowych, prawnych i korporacyjnych obowiązków i dobrych praktyk
  • Wykonania umów
  • Wykonywania wspólnych usług (ICT, finanse itp.)
  • Celów administracyjnych
  • Celów finansowych
  • Rekrutacji i selekcji pracowników
  • Spraw dyscyplinarnych
  • Nadzoru nad osobami (dostęp do systemów i udogodnień, nieobecności, wywiązywanie się z polityki itp.)
  • Wyjaśniania skarg
  • Prowadzenia badań i rozwoju
  • Zdrowia i bezpieczeństwa
  • Kwestii dyscyplinarnych i skarg
  • Kontroli jakości
  • Marketingu
  • Poprawy świadczenia usług

Dane osobowe gromadzone za pomocą formularza do kontaktu na stronie internetowej wykorzystujemy jedynie do przekazania Państwu informacji, o które się Państwo zwrócili. Strona automatycznie przechowuje pliki rejestru dotyczące korzystania ze strony przez osoby odwiedzające ją, w celu generowania statystyk potrzebnych do przeprowadzenia anonimowej analizy tego korzystania.

4. Podstawy prawne przetwarzania

Smart Packaging Solutions stosuje wszystkie racjonalne środki, by dane osobowe gromadzić w sposób uregulowany w RODO. Odnosi się to do wszystkich danych osobowych, bez względu na sposób ich gromadzenia: osobiście, elektronicznie lub przez przekazanie za pośrednictwem strony internetowej VPK Group.

Większość wymienionych w części 4. działań związanych z przetwarzaniem danych Smart Packaging Solutions realizuje w oparciu o którąś z następujących podstaw prawnych ujętych w RODO: konieczność wynikającą z realizacji umowy lub obowiązek prawny. Jeśli te podstawy prawne nie znajdują zastosowania, Smart Packaging Solutions zwraca się do zainteresowanej osoby z prośbą o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. Prośbę o wyrażenie zgody kierujemy, jeśli dane osobowe, które są przetwarzane mają związek z m.in. wykonaniem i użyciem zdjęć, wysyłaniem biuletynów, badaniem i rozwojem oraz marketingiem.

Przetwarzane dane osobowe stron zewnętrznych, takich jak klienci i dostawcy dotyczą ogólnie imienia i nazwiska, adresu e-mail i numeru telefonu pracowników lub przedstawicieli danego klienta lub dostawcy. Podstawą prawną, w oparciu o którą dochodzi do przetwarzania danych jest konieczność wynikająca z umowy. RODO stwierdza, że dla zawarcia umowy i jej wykonania jest konieczne i uzgodnione, że do przetwarzania danych osobowych dochodzi w ramach wykonania umowy.

5. Przenoszenie danych

Wszystkie informacje, które obejmuje definicja danych osobowych, są poufne i przekazać je można osobom trzecim wyłącznie po wyrażeniu zgody przez osobę zainteresowaną, chyba że Smart Packaging Solutions może powołać się na podstawę przetwarzania zawartą w RODO i podaną w części 5.

Krótkie zestawienie kategorii odbiorców: jednostki partnerskie, dystrybutorzy, usługodawcy, partnerzy finansowi, towarzystwa ubezpieczeniowe, przedsiębiorstwa typu payroll, usługodawcy IT i inne przedsiębiorstwa, z których usług może korzystać Smart Packaging Solutions. Smart Packaging Solutions nie udostępnia żadnych danych osobowych osobom, z którymi nie posiada związków biznesowych, z wyjątkiem przypadków, w których prawo tego wymaga lub dopuszcza to RODO.

6. Prawa zainteresowanych osób

Osoby zainteresowane w związku ze swoimi danymi osobowymi posiadają szereg praw. Po pierwsze zainteresowane osoby mają prawo dostępu do swoich danych osobowych posiadanych przez Smart Packaging Solutions. Po drugie osoby zainteresowane mogą zwrócić się z pytaniem, które z ich danych osobowych przechowuje się i dlaczego, w jaki sposób się je gromadzi, aktualizuje oraz mogą zwrócić się z wnioskiem o niewykorzystywanie ich danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego.

Smart Packaging Solutions gwarantuje również osobie zainteresowanej prawo do bycia zapomnianym. Oznacza to że zainteresowana osoba może złożyć wniosek o usunięcie jej danych osobowych z plików i baz danych Smart Packaging Solutions. 

Wszystkie pytania i wnioski można kierować na adres e-mail: dpo@vpk.be. Na wszystkie e-maile odpowiadamy w miarę możliwości jak najszybciej.

7. Dokładność danych

Smart Packaging Solutions zobowiązuje się z jednej strony przechowywać jak najbardziej aktualne i właściwe dane osobowe zainteresowanej osoby. Z drugiej strony Smart Packaging Solutions zwraca się do zainteresowanych osób o informowanie firmy o wszelkich ważnych zmianach w danych osobowych, które przechowuje Smart Packaging Solutions.

8. Przechowywanie i zabezpieczenie danych

Smart Packaging Solutions podejmuje wszelkie rozsądne środki, które gwarantują nieprzechowywanie danych osobowych zainteresowanych osób dłużej niż jest to konieczne dla realizacji celu, dla którego są przechowywane.

Dane osobowe zabezpiecza się właściwymi technikami i środkami organizacyjnymi przed nieautoryzowanym i nieuprawnionym przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

Działy ICT Smart Packaging Solutions opracowały i wdrożyły zabezpieczenia, które odpowiadają wielkości, zakresowi i działaniom operacyjnym przedsiębiorstwa, dostępnym środkom, ilości danych osobowych i zidentyfikowanym zagrożeniom. Regularnie ocenia się i testuje skuteczność tych zabezpieczeń, aby zagwarantować bezpieczeństwo danych osobowych.

Do danych osobowych dostęp mają wyłącznie upoważnieni pracownicy. Pracownicy Smart Packaging Solutions znają wewnętrzną politykę ochrony prywatności i danych osobowych, wewnętrzną politykę IT i niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności i obowiązki, które z nich wynikają.

9. Naruszenie ochrony danych

Każde naruszenie niniejszego oświadczenia o ochronie prywatności lub RODO można zgłosić do Smart Packaging Solutions przesyłając e-mail na adres: dpo@vpk.be. Na wszystkie e-maile odpowiadamy w miarę możliwości jak najszybciej.

10. Zmiany

Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności może podlegać zmianom tak często jak często okaże się to konieczne w celu zagwarantowania najlepszych praktyk w zakresie ochrony danych osobowych, zabezpieczenia i kontroli oraz z powodu zmian prawodawstwa.

Smart Packaging Solutions publikuje w miarę możliwości najbardziej aktualną wersję na swojej stronie internetowej.

Ostatnia weryfikacja: 15.10.2018