Datenschutzerklärung

1. Definitionen

Zustimmung: eine rechtsverbindliche, freiwillig abgegebene Willensäußerung, in der die betroffene Person erklärt, der Verarbeitung der Daten zuzustimmen.

Kunden: Alle Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen bei Smart Packaging Solutions bestellen.

Verantwortliche für die Verarbeitung: der Verantwortliche für die Verarbeitung ist die Person oder Organisation, die bestimmt, wann, warum und wie die personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Der für die Datenverarbeitung Verantwortliche ist für die Festlegung von Praktiken und Richtlinien in Übereinstimmung mit der DSGVO verantwortlich.

Betroffene Person: eine natürliche Person, d. h. eine identifizierte oder identifizierbare Person, von der Smart Packaging Solutions personenbezogene Daten besitzt. Unternehmen oder andere juristische Personen fallen nicht darunter.

Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die eine betroffene Person identifizieren, oder Informationen über eine betroffene Person, anhand derer die betroffene Person (direkt oder indirekt) allein auf der Grundlage dieser Daten oder in Kombination mit anderen Kennungen identifiziert werden kann, über die BBP verfügt oder auf die sie angemessen zugreifen kann. Personenbezogene Daten umfassen sensible personenbezogene Daten, jedoch keine anonymen Daten oder Daten, aus denen die Identität der betroffenen Person dauerhaft entfernt wurde. Personenbezogene Daten können sachlicher Art sein (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Ort oder Geburtsdatum) oder eine Meinung zu den Handlungen oder Verhaltensweisen dieser Person. Zu den personenbezogenen Daten zählen unter anderem Kontaktdaten, Ausbildung, Finanz- und Gehaltsdaten, Daten zu Zertifikaten und Zeugnissen, Bildung und Fähigkeiten, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Berufsbezeichnung und Lebenslauf der betreffenden Person.

Verarbeitung von Daten / Datenverarbeitung: Jede Aktivität, bei der personenbezogene Daten verwendet werden. Sie umfasst das Abrufen, Aufzeichnen oder Speichern der Daten oder das Ausführen einer Bearbeitung bzw. einer Reihe von Bearbeitungen der Daten, einschließlich Organisieren, Ändern, Abrufen, Verwenden, Offenlegen, Löschen oder Zerstören der Daten. Zur Verarbeitung gehört auch die Weitergabe oder Übertragung personenbezogener Daten an Dritte.

2. Prinzipien

  • Smart Packaging Solutions befolgt die in der DSGVO festgelegten allgemeinen Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die erfordern, dass personenbezogene Daten:
  • Rechtmäßig, fair und transparent verarbeitet werden
  • Nur für bestimmte, explizite und legitime Zwecke erfasst werden
  • Angemessen, relevant und beschränkt sind auf das, was für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist
  • Genau, vollständig, nach Bedarf aktualisiert und für Verarbeitungszwecke relevant sind
  • Nicht länger in einer Form gespeichert werden, die eine Identifikation der betroffenen Personen ermöglicht, als dies für die Zwecke erforderlich ist, für die die Daten verarbeitet werden
  •   Auf eine Weise verarbeitet werden, die deren Sicherheit durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz vor unbefugter oder rechtswidriger Verarbeitung, versehentlichem Verlust, Zerstörung oder Beschädigung gewährleistet
  • Nicht ohne entsprechende Sicherheitsvorkehrungen übertragen werden
  • Betroffenen zur Verfügung gestellt werden, die bestimmte Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten ausüben können

3. Zweck der Datenerfassung

Die erhobenen personenbezogenen Daten beziehen sich in der Regel auf folgende Punkte: Name, Staatsangehörigkeit, Berufsbezeichnung, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Finanz- und Gehaltsinformationen, Ausbildung, Familienstand und Lebenslauf.

Smart Packaging Solutions verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung seiner geschäftlichen Tätigkeiten. In diesem Zusammenhang erfasst Smart Packaging Solutions hauptsächlich personenbezogene Daten für die folgenden Geschäftszwecke (ohne Einschränkung):

Personal und Gehaltsabrechnung

Einhaltung gesetzlicher, behördlicher und Corporate-Governance-Verpflichtungen und bewährter Verfahren

  • Ausführung von Vereinbarungen
  • Implementierung von Shared Services (IKT, Finanzen, ...)
  • Verwaltungszwecke
  • Finanzielle Zwecke
  • Anwerbung und Auswahl von Mitarbeitern
  • Disziplinarverfahren
  • Aufsicht des Personals (Zugang zu Systemen / Einrichtungen, Abwesenheit, Einhaltung von Richtlinien, ...)
  • Untersuchung von Beschwerden
  • Forschung und Entwicklung
  • Gesundheit und Sicherheit
  • Disziplinarangelegenheiten und Beschwerden
  • Qualitätskontrolle
  • Marketing
  • Verbesserung der Dienstleistung

Die über das Kontaktformular auf dieser Website erhaltenen personenbezogenen Daten werden nur dazu verwendet, Ihnen die von Ihnen angeforderten Informationen zur Verfügung zu stellen. Diese Website führt auch automatisch Protokolle der Besuchernutzung, um Statistiken für die anonyme Analyse dieser Nutzung zu erstellen.

4. Rechtliche Gründe für die Bearbeitung

Smart Packaging Solutions setzt alle angemessenen Mittel ein, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten gemäß den Vorgaben der DSGVO erfasst werden. Dies gilt für alle personenbezogenen Daten, unabhängig davon, wie diese erhoben wurden: persönlich, elektronisch oder durch Übermittlung auf der Website der VPK Group.

Für die meisten in Abschnitt 4 aufgeführten Verarbeitungsaktivitäten kann sich Smart Packaging Solutions auf einen der folgenden rechtlichen Gründe für die Verarbeitung berufen, wie in der DSGVO vorgesehen: vertragliche Notwendigkeit oder rechtliche Verpflichtung. Wenn diese rechtlichen Gründe nicht zutreffen, bittet Smart Packaging Solutions die betroffene Person um Zustimmung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Die Zustimmung wird eingeholt, wenn sich die verarbeiteten personenbezogenen Daten unter anderem auf das Aufnehmen und Verwenden von Fotos, das Versenden von Newslettern, Forschung und Entwicklung sowie Marketing beziehen.

Bei personenbezogenen Daten, die von externen Parteien wie Kunden und Lieferanten verarbeitet werden sollen, handelt es sich im Allgemeinen um den Namen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der Mitarbeiter oder Vertreter dieser Kunden und Lieferanten. Die Rechtsgrundlage, auf deren Grundlage die Verarbeitung erfolgt, ist die vertragliche Notwendigkeit. Die DSGVO bestätigt, dass dies für den Abschluss eines Vertrags oder dessen Erfüllung erforderlich ist, und es wurde vereinbart, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem vertraglichen Rahmen erfolgt.

5. Datenübertragung

Alle Informationen, die unter die Definition der personenbezogenen Daten fallen, werden vertraulich behandelt und nur mit entsprechender Zustimmung der betroffenen Person an Dritte weitergegeben, es sei denn, Smart Packaging Solutions kann sich auf einen in der DSGVO aufgeführten und in Abschnitt 5 genannten Verarbeitungsgrund stützen.

Ein kurzer Überblick über die Empfängerkategorien: Partnerunternehmen, Vertriebshändler, Dienstleister, Finanzpartner, Versicherungsunternehmen, Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen, IT-Dienstleister und andere Unternehmen, die Smart Packaging Solutions zur Unterstützung verwenden können. Smart Packaging Solutions gibt personenbezogene Daten nicht an nicht geschäftsbezogene Dritte weiter, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder von der DSGVO gestattet.

6. Rechte von betroffenen Personen

Die betroffenen Personen haben verschiedene Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten. In erster Linie haben betroffene Personen das Recht, auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen, die sich im Besitz von Smart Packaging Solutions befinden. Zweitens können betroffene Personen fragen, welche personenbezogenen Daten über sie gespeichert wurden und warum, sie können Fragen dazu stellen, wie die personenbezogenen Daten erfasst werden, wie sie auf dem neuesten Stand gehalten werden, und darum bitten, dass ihre personenbezogenen Daten nicht für Direktmarketingzwecke verwendet werden.

Smart Packaging Solutions garantiert auch das Recht der betroffenen Personen, vergessen zu werden. Dies bedeutet, dass betroffene Personen einen Antrag auf Löschung ihrer personenbezogenen Daten aus Dateien oder Datenbanken von Smart Packaging Solutions stellen können.

Für all diese Fragen oder Wünsche kann eine E-Mail an dpo@vpk.be gesendet werden. Alle E-Mails werden so schnell wie möglich beantwortet.

7. Genauigkeit der Daten

Smart Packaging Solutions verpflichtet sich zum einen, die personenbezogenen Daten der Beteiligten so aktuell und genau wie möglich zu halten. Andererseits werden betroffene Personen gebeten, Smart Packaging Solutions über alle relevanten Änderungen der von Smart Packaging Solutions über sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu informieren.

8. Datenspeicherung und Sicherheit

Smart Packaging Solutions wird alle angemessenen Mittel einsetzen, um die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen nicht länger zu speichern, als es für den Zweck, für den sie gespeichert wurden, erforderlich ist.

Personenbezogene Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugter oder rechtswidriger Verarbeitung sowie vor versehentlichem Verlust, Zerstörung oder Beschädigung geschützt.

Die IKT-Abteilungen von Smart Packaging Solutions haben Schutzmaßnahmen entwickelt und implementiert, die dem Umfang, der Reichweite und Geschäftsführung, den verfügbaren Mitteln, der Menge personenbezogener Daten und den identifizierten Risiken entsprechen. Diese Schutzmaßnahmen werden regelmäßig ausgewertet und getestet, um die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten.

Auf personenbezogene Daten betroffener Personen kann nur autorisiertes Personal zugreifen. Die Mitarbeiter von Smart Packaging Solutions sind sich der internen Datenschutzrichtlinie, der internen IT-Richtlinie und dieser Datenschutzerklärung sowie der damit verbundenen Verpflichtungen bewusst.

9. Verletzung des Datenschutzes

Jeder Verstoß gegen diese Datenschutzerklärung oder die DSGVO durch Smart Packaging Solutions kann durch Senden einer E-Mail an die folgende E-Mail-Adresse gemeldet werden: dpo@vpk.be. Alle E-Mails werden so schnell wie möglich beantwortet.

10. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird so oft wie nötig aktualisiert, um Best Practices in Bezug auf Datenverwaltung, Sicherheit und Kontrolle widerzuspiegeln und die Einhaltung gesetzlicher Änderungen zu gewährleisten.

 Smart Packaging Solutions wird die neueste Version so bald wie möglich auf seiner Website veröffentlichen.

 zuletzt überarbeitet am: 15.10.2018